Автоматизируем бюджетирование на предприятии

На определенном этапе развития, руководство организации принимает совершенно справедливое решение о том, что необходимо планировать деятельность предприятия, структурировать решение стратегических задач. Для этих целей создаются планы. Бюджеты. Период планирования может быть разным – от месяца и до пятилетки. В зависимости от периода различаются и параметры бюджетирования – крупными «штрихами» или мельчайшими деталями.

Сразу же необходимо отметить, что обязательно надо иметь возможность сравнения бюджетных показателей с фактическими. И очень желательно, чтобы процесс сравнения проходил автоматически, иначе этот процесс будет слишком трудоемким и длительным. А если такую информацию получать не вовремя, то пропадает и сам смысл этой работы – что-то исправить в реальной работе уже будет поздно. Поэтому, для начала, необходимо решить вопрос с настройкой и внедрением управленческого учета.

 

Бюджет должен иметь структуру, соответствующую структуре управленческого учета. Иначе, говорить об автоматическом сравнении показателей будет бессмысленно.

Бюджет – это планы финансовых показателей деятельности предприятия на определенный период. Ключевые параметры бюджета – это выручка, прямая себестоимость выручки, расходы на управление. Многие показатели напрямую зависят друг от друга. Например, для того, чтобы выполнить план по выручке, необходим определенный нескончаемый запас товара, определенное количество сотрудников, определенное оборудование. Также, надо запланировать рекламные мероприятия, которые обеспечат необходимый поток клиентов. Количество и квалификация персонала напрямую связаны с расходами на зарплату и налогами. Таких «связок» статей затрат очень много и необходимо проанализировать каждую из них.

Очень часто совершается одна и та же ошибка – задание на бюджетирование получает каждый отдел самостоятельно. Работники отдела ориентируются лишь на собственное представление о планах компании и на предшествующие показатели. Соответственно, в показателях разных отделов нет взаимосвязей и цифры бюджета не соответствуют друг другу. Например, отдел продаж запланировал привлечение к работе новых сотрудников, а бухгалтерия, не зная об этом, не учла дополнительные налоги на зарплату. А системный администратор не предусмотрел приобретение новых компьютеров. В итоге, бюджет становится не единым документом, а лоскутным одеялом различных целей. Потом руководство компании пытается привести все это к единому знаменателю, все ругаются между собой, отстаивая свою точку зрения. Никто не понимает, для чего нужна вся эта работа. Время потеряно, отношения в коллективе напряженные, плана стратегического развития как не было, так и нет.

Другой вариант, когда руководство компании информирует сотрудников о планах на определенный период. Например, в планах открыть еще три магазина или занять определенную долю рынка. Или открытие нового направления деятельности. А может быть, выйти на рынки других регионов. Когда сотрудники вовлечены в стратегические планы компании, то при планировании деятельности своего отдела, они уже отталкиваются от совершенно других показателей и четко понимают - они должны отразить в своих бюджетах планы реализации стратегических задач компании. Такой подход улучшает климат в коллективе, сотрудники чувствуют уважение к себе и своей работе. Составляют планы не формально, а с пониманием того, что они участвуют в одном общем деле.

Если говорить об автоматизации процесса бюджетирования, то необходимо соблюсти четыре ключевых правила:

1. Заранее определить параметры бюджетирования – до какой глубины аналитики вы имеете возможность опуститься. Например, в строительстве, достаточно лишь Проекта (Строительство дорог, строительство коттеджей, реконструкция зданий) или имеется возможность планирования конкретных объектов строительства? Если такой возможности нет, то не надо в бюджеты закладывать то, что невозможно реально оценить. Как вариант, можно делать бюджеты первого уровня, а по мере заключения договоров уже расширять глубину аналитики и корректировать бюджеты по мере поступления информации.
2. Определить взаимосвязанные статьи и настроить программные подсказки пользователям. Например, налоги на зарплату напрямую связаны со статьей зарплата сотрудников или расходы на эквайринг – с выручкой. А получение кредитных средств с комиссиями банка и процентами по кредиту. Тогда ни одна деталь не будет упущена. Человеческий фактор никто не отменял.
3. Бюджетирование должно вестись в единой программе по единым стандартам всеми службами предприятия. При этом, необходимо разграничить между сотрудниками права доступа, чтобы каждый сотрудник видел и работал только с теми показателями, которые ему нужны.
4. Обязательно при планировании доходов и расходов ОДНОВРЕМЕННО указывать планируемые даты и суммы поступления и расходования денежных средств. Организации, которые это делают последовательно всегда сталкиваются с ошибками, которые приводят к печальным последствиям. Вы должны получать для анализа сразу два бюджета – бюджет доходов и расходов и бюджет движения денежных средств. Именно в этом случае станут очевидны периоды кассовых разрывов, и Вы успеете принять стратегическое решение о кредитовании (и вовремя запустить этот процесс, отразив в бюджете расходы на кредит) или скорректировать политику компании в отношении предоставления своих услуг в рассрочку

Команда наших специалистов имеет огромный и успешный опыт настройки и внедрения бюджетирования на предприятиях. Мы много раз успешно настраивали и внедряли бюджетирование в организациях самых разнообразных видов деятельности – аптечные склады, рестораны, салоны красоты, розничные сети, производственные предприятия, строительные компании. У всех специалистов есть опыт работы с бюджетами в крупных компаниях, и детальный опыт при подготовке и защите бюджетов перед инвесторами и кредитными организациями. Мы знаем все подводные камни, с которыми может столкнуться предприятие при организации работы по бюджетированию и сможем подстраховать руководство от множества досадных ошибок.

Наша команда предложит Вам оптимальный вариант для постановки и внедрения бюджетирования на Вашем предприятии. Мы предложим наилучший вариант структуры бюджетов и сможем обосновать его. Предусмотрим взаимосвязанные статьи справочников и настроим подсказки программы для пользователей. Разграничим права доступа сотрудников к базе данных. Используем все необходимые в работе функции программы для удобства работы Ваших сотрудников.

Более того, мы считаем, что наша задача не только предложить оптимальный вариант решения и настроить программу. Работа выполнена тогда, когда настроенное нами бюджетирование стабильно работает в режиме он-лайн, обучен персонал компании и руководство получает тот результат, который дает возможность управлять компанией и вовремя принимать и корректировать стратегические решения. Это наша принципиальная позиция.

Получить более подробную консультацию Вы можете по телефону или напишите нам.

Удачи в бизнесе!